Thế giới việc làm, nhanh nhất trên toàn quốc
3439 công việc đang chờ bạn

Công việc hành chính nhân sự có thể bao gồm nhiều nhiệm vụ khác nhau. Nhân viên hành chính là những người hỗ trợ các công việc văn phòng cho một công ty. Bao gồm quản lý văn phòng chung, trả lời điện thoại, tiếp đón khách hàng, hỗ trợ chủ lao động, công việc văn thư (bao gồm duy trì hồ sơ và nhập dữ liệu) hoặc nhiều nhiệm vụ khác do cấp trên đề ra.

1. Khái niệm

Nhân viên hành chính nhân sự sẽ là người chịu trách nhiệm, đảm nhiệm các công việc của cả “hành chính” và “nhân sự”. Họ là người cung cấp, hỗ trợ hành chính và thư ký cho từng bộ phận. Thông thường, các công việc chính của họ sẽ là viết báo cáo, lập hồ sơ và lập kế hoạch cũng như tính lương thưởng cho nhân viên. Bên cạnh đó, sắp xếp hồ sơ và thời gian lên lịch cho các cuộc họp hàng tuần, đảm nhiệm gọi tổ chức hội nghị và giải quyết vấn đề liên quan đến hành chính.

2. Vai trò của phòng hành chính, nhân sự

Một nhân viên hành chính sẽ hiểu rõ nhu cầu cụ thể của cấp trên các phòng ban khác nhau và cống hiến hết mình để đảm bảo rằng mỗi phòng ban đều có đủ nguồn lực, kiến ​​thức chuyên môn và luôn họ luôn là người hỗ trợ trực tiếp khi có những trở ngại trong công việc. Có một đội ngũ nhân viên hành chính nhân sự đáng tin cậy sẽ giúp các cấp quản lý bám sát tiến độ số lượng công việc cần giải quyết đúng thời hạn. 

Bên cạnh đó, trong quá trình hỗ trợ ban giám đốc điều hành, nhân viên hành chính nhân sự sẽ được biết rất nhiều thông tin mật, bao gồm các kế hoạch kinh doanh của công ty trong tương lai, bí mật thương mại, tài chính và thông tin khách hàng. Do đó, nhân viên hành chính nhân sự còn đảm bảo rằng thông tin này luôn được bảo mật để tránh các vấn đề tiềm ẩn như rò rỉ hoặc trộm cắp. 

Một vài vị trí liên quan mà tập đoàn MWG đang tuyển nhân viên hành chính nhân sự mà bạn có thể tham khảo như việc làm hành chính phòng lao động tiền lương, hoặc Nhân viên Đào Tạo với mức lương cực kỳ hấp dẫn và nhiều phúc lợi tốt, đảm bảo cơ hội thăng tiến trong sự nghiệp.

3. Cơ hội phát triển việc làm

Các nhân viên hành chính nhân sự ngày nay đảm nhiệm rất nhiều vai trò cho nhiều loại hình kinh doanh khác nhau. Để đạt được sự tín nhiệm cao thì doanh nghiệp nói chung và các cấp quản lý nói riêng đều khó khăn và thường đòi hỏi khắt khe trong việc tuyển ra người phù hợp với công việc này. Chính vì vậy, đây là công việc mà có tỉ lệ cạnh tranh cao, tuy nhiên, nhu cầu tuyển dụng một nhân viên hành chính nhân sự lại không hề thấp vì họ đóng vai trò quan trọng đảm bảo sự vận hành tốt tại bất kỳ công ty nào. Do đó, cơ hội phát triển từ một thực tập sinh đến nhân viên chính thức và cuối cùng là cấp quản lý phòng hành chính nhân sự là một con đường sự nghiệp đáng để bạn trải nghiệm và đồng hành cùng doanh nghiệp lâu dài. 

Hầu hết các công việc hành chính được trả từ 7.000.000-12.000.000 VND/tháng, theo Cục Thống kê Lao động (BLS). Và các cấp quản lý, chức danh trưởng phòng hành chính nhân sự sẽ được dao động từ 15.000.000 VND/tháng trở lên.

4. Yêu cầu của nhà tuyển dụng

- Trình độ chuyên môn: bạn nên có bằng cử nhân đại học ngành Quản lý kinh doanh hoặc các chứng chỉ liên quan về quản lý để được nhà tuyển dụng đánh giá cao trong việc được tiếp cận với các thông tin, giấy tờ, sổ sách quan trọng của doanh nghiệp cũng như điều hành, giám sát các hoạt động trong cách vận hành của công ty.

- Bên cạnh các kiến thức về chuyên môn thì một nhân viên hành chính nhân sự cũng cần có nhiều kỹ năng mềm khác nhau như: 

+ Kỹ năng giao tiếp: nhằm mục đích truyền tải thông tin đến cho khách hàng, các cấp quản lý cùng các nhân viên từ nhiều phòng ban khác nhau. Đảm bảo rằng họ có thể thực hiện đúng và đủ các yêu cầu từ cấp trên cũng như chuẩn bị đầy đủ các nội dung báo cáo cho cuộc họp, hội nghị,... và trên hết, xây dựng một môi trường làm việc có các mối quan hệ cùng tinh thần đoàn kết trong nội bộ.

+ Kỹ năng giải quyết vấn đề: cách mà một nhân viên hành chính nhân sự xử lý những vấn đề nhỏ nhất sẽ chứng minh cho nhà tuyển dụng thấy bạn có thể giải quyết những vấn đề lớn hơn như thế nào. Và đương nhiên nhờ vào kỹ năng xử lý tình huống tốt sẽ giúp sếp tin tưởng giao thêm trách nhiệm cho bạn hoặc cân nhắc bạn cho vai trò quản lý sau này.

- Ngoài các kỹ năng mềm cần thiết trên thì các kỹ năng cứng cũng là một trong những yêu cầu khắt khe đối với một nhân viên hành chính nhân sự.

+ Ngoại ngữ: có kỹ năng ngoại ngữ giúp nhân viên hành chính nhân sự phá vỡ mọi rào cản trong giao tiếp và cung cấp các dịch vụ đến với khách hàng của doanh nghiệp tốt hơn. Điều này đặc biệt hữu ích để điều hành một doanh nghiệp ở một quốc gia có nhiều ngôn ngữ bản địa được nói hoặc nhập cư từ khắp nơi trên thế giới. Tuỳ vào mô hình doanh nghiệp mà các công ty sẽ cần nhân viên hành chính nhân sự có bằng cấp về tiếng Nhật, Anh, Pháp, Trung,... là điều kiện tiên quyết trong bản mô tả yêu cầu tuyển dụng.

+ Tin học văn phòng: mọi nhân viên hành chính nhân sự đều phải có kỹ năng tin học văn phòng như cách xử lý văn bản, sử dụng máy tính, phụ trách việc in ấn, các thủ tục gọi điện thoại,... để xử lý tốt các công việc được giao.

5. Câu hỏi thường gặp khi phỏng vấn

Dưới đây là một số các câu hỏi thường được bộ phận tuyển dụng hoặc giám đốc bộ phận hỏi khi bạn phỏng vấn ứng tuyển vào vị trí Hành chính/Nhân sự.

Bạn có thể giới thiệu đôi nét về bản thân mình không?

Sau khi chào hỏi người phỏng vấn, bạn có thể bắt đầu bằng cách nêu tên, trình độ học vấn, trình độ chuyên môn, các kinh nghiệm làm việc trước đây, sở thích hoặc điểm mạnh của bạn. 

Hãy luôn chuẩn bị kỹ câu trả lời dành cho câu hỏi này, vì chắc chắn rằng, bạn sẽ phải giới thiệu bản thân của bạn cho nhà tuyển dụng trong bất cứ cuộc phỏng vấn nào, đây cũng là cách để bạn nói lên giá trị của bạn cho doanh nghiệp.

Tại sao bạn lại ứng tuyển vào vị trí hành chính nhân sự tại doanh nghiệp chúng tôi?

Tôi muốn có cơ hội trải nghiệm, rèn giũa bản thân với kiến thức đã được học cùng các kỹ năng phân tích dữ liệu, kỹ năng giải quyết vấn đề cũng như học hỏi kinh nghiệm, cập nhật các thông tin mới càng nhiều càng tốt từ các cấp quản lý tài năng trong một công ty chuyên nghiệp. Bên cạnh đó, đóng góp khả năng của mình để cùng đồng hành lâu dài vào sự phát triển của công ty. 

Hãy kể tên những phần mềm bạn thường xuyên sử dụng trong công việc?

Tôi có thể sử dụng thành thạo các kỹ năng văn phòng để phục vụ cho công việc báo cáo, thuyết trình và giao tiếp với sếp và khách hàng như các phần mềm tin học của Microsoft (Word, Excel, PowerPoint). Trong một công ty thì việc sử dụng các ứng dụng trực tuyến để dễ dàng chia sẻ cũng như lưu trữ thông minh thì ngoài Google với các tiện ích như Drive, Docs, Sheet,... thì còn có các nền tảng như Microsoft Team, Zoom,... tôi đều có thể đáp ứng nhanh chóng và hoàn thành các công việc trên đây.

6. Tại sao nên ứng tuyển tại Thế giới di động

Sau đây là các lý do để bạn ứng tuyển các vị trí liên quan đến Hành chính/Nhân sự tại Thế Giới Di Động: 

- Thế Giới Di Động được biết đến là một đơn vị có chế độ lương thưởng cao và cạnh tranh so với nhiều ngành nghề khác nhau trên thị trường. Bên cạnh đó còn có nhiều phụ cấp và thưởng hấp dẫn, ưu đãi mua hàng dành cho nhân viên chính thức.

- Được đánh giá là tập đoàn đứng thứ 2 trong Top 10 doanh nghiệp tư nhân lớn nhất Việt Nam 2018 (theo Vietnam Report), vì vậy, chúng tôi luôn nỗ lực tạo ra môi trường làm việc năng động, một sân chơi công bằng cho mọi  người được thể hiện tài năng, một nơi mà mọi nhân viên được làm việc và được tôn trọng.

- Thế Giới Di Động luôn trọng dụng nhân tài và tạo 100% cơ hội thăng tiến cho mỗi nhân viên. Đây chính là điểm khác biệt nổi bật khi làm việc tại MWG.

Bạn có thể tham khảo các phúc lợi chi tiết hơn tại bài viết giới thiệu về Thế Giới Di Động - Môi trường làm việc tuyệt vời.